Como gerenciar uma oficina: dicas práticas para otimizar resultados

Gestão de oficina mecanica

Para administrar uma empresa de prestação de serviços é preciso organização: da rotina de trabalho, dos funcionários, do material e das finanças

Todo e qualquer negócio precisa de uma boa gestão para obter resultados positivos a curto e longo prazo. Em uma oficina mecânica, o gerenciamento possui algumas especificidades do setor: para se destacar no mercado é preciso estar atento à organização financeira, disponibilidade de peças, automação, treinamento dos funcionários, além de atualizar os serviços ofertados frequentemente.

Atualmente, o Brasil possui mais de 50 milhões de carros, sem contar motos, ônibus e caminhões. Essa frota possui, cada vez mais, modelos de automóveis modernos e tecnológicos. Agora, pense na quantidade de veículos existentes só na sua cidade. As oportunidades de sucesso no setor de reparo automotivo crescem diariamente e, por isso, é importante que você aprenda a gerenciar uma oficina, mantendo-a organizada e com boa atuação no segmento automotivo.

Antes de mais nada, gerenciar significa administrar. E, para administrar, é preciso organizar. Todas as dicas que levam a melhores resultados, passam, primeiramente, pela organização do dia a dia da sua oficina e da demanda de trabalho.

Sistema de gestão de oficina mecânica em alguns passos

1. Atendimento ao cliente

Lembre-se que experiência do seu cliente vai desde o atendimento até a entrega do serviço e a avaliação final. O bom atendimento está ligado, diretamente, à venda de produtos e serviços, por isso é preciso conquistar o consumidor.

Os carros precisam de manutenção regular e os proprietários desses veículos são o principal motivo do seu trabalho. Mostrar transparência nos serviços prestados; explicar produtos e processos; e estar aberto para receber críticas e sugestões de melhorias, são alguns dos pontos que fortalecem o relacionamento da sua oficina com os seus clientes.Além disso, a gestão da qualidade e o tempo do serviço são fundamentais para que o cliente retorne à mecânica.

Parte do processo de como administrar uma oficina mecânica é entender que a melhor propaganda de negócio é aquela do cliente satisfeito e que indica seu trabalho. Algumas estratégias para atrair e fidelizar clientes são: a criação de um programa de fidelidade ou recompensa; a disponibilização de garantias; e, até mesmo, um sistema que lembre da importância da manutenção preventiva e de reparos básicos, como a troca de óleo, a revisão dos freios, alinhamento e balanceamento, entre outros.

2. Capacitação profissional

Para administrar uma oficina mecânica, estabeleça uma boa relação de trabalho com os seus funcionários. Os investimentos no quadro profissional tendem a retornar positivamente à oficina. Quando você disponibiliza treinamentos ou cursos técnicos, também garante mais qualidade nos serviços, otimiza tempo, motiva e estimula o crescimento da equipe, além de estar próximo de demandas e práticas do mercado.

O dono de uma oficina mecânica faz parte da organização, portanto precisa saber que dar voz aos seus colaboradores também é parte de uma boa gestão. Procure realizar reuniões os funcionários, debatam metas, sugestões e, até mesmo, reclamações da empresa. Assim você fica mais próximo de todos e consegue controlar melhor o negócio.

3. Atualização constante

Para todo mundo que procura administrar uma pequena empresa de prestação de serviços é necessária atualização. Além de capacitar o funcionários, é preciso investir em tecnologia. O atual cenário e o mercado de trabalho pedem isso. No ambiente das oficinas mecânicas, por exemplo, estar atento às inovações e produtos tecnológicos contribuem para o crescimento do negócio.

A gestão da oficina não pode ser restrita apenas aos mecânicos e ferramentas convencionais. Existem diversos softwares de gestão empresarial que facilitam o dia a dia do empreendimento. Se essas tecnologias ainda forem caras ou de difícil acesso para você, procure pesquisar e optar por aquelas que mais se encaixam a sua demanda de trabalho.

Mesmo que não traga benefícios financeiros num primeiro momento, a aquisição de um produto ou aparelho para sua oficina pode gerar aumento na produtividade e servir como diferencial entre a concorrência. Os softwares ou aplicativos de gestão podem ter inúmeros objetivos, visto que auxiliam projeção de trabalhos. na elaboração de planejamentos financeiros; no cadastro de clientes; entre outras funcionalidades.

Por aqui, além dos manuais Simplo, nós também disponibilizamos algumas ferramentas básicas que ajudam a operar serviços e usar a tecnologia a favor da gestão, como o modelo de orçamento de oficina mecânica.

4. Atenção ao financeiro

Toda oficina precisa de um bom controle financeiro. A primeira coisa é não misturar as finanças pessoais (pessoa física) com as da empresa (pessoa jurídica), já que isso pode desequilibrar as contas e prejudicar a gestão da oficina mecânica. A saúde financeira do seu negócio passa por uma série de motivos:

  • Receita da oficina: para controlar uma empresa, é preciso ter clareza sobre sua atual situação financeira. Para isso, calcule tudo o que você recebe e o que gasta em determinado período. Em um mês, por exemplo, as vendas de peças e produtos, os serviços prestados e os pagamentos recebidos são sua receita.

    Já, as despesas são todos os valores gastos para manter a oficina, como: aluguel do espaço, pagamento de fornecedores e funcionários, contas de água e luz, impostas, compra e manutenção de equipamentos, etc. Sempre que possível, controle os custos fixos e tente reduzir despesas.
  • Controle do fluxo financeiro: para evitar o acúmulo de trabalho e possíveis incoerências no capital recebido, feche o caixa da oficina diariamente. Além disso, acompanhar o faturamento torna mais fácil a identificação de crescimentos e quedas de recebimentos.

    Para aumentar seu conhecimento sobre administração financeira, você pode procurar por cursos de gestão de oficina mecânica. O Sebrae, inclusive, tem algumas opções de qualificações gratuitas para a área do Empreendedorismo.
  • Planejamento financeiro anual: a criação de um plano de análise é fundamental. Estrategicamente, você pode projetar vendas e gastos; metas e objetivos; negociar prazos com fornecedores; e trabalhar a gestão de estoque de uma forma mais organizada.

5. Organização do ambiente de trabalho

Seja pequena ou grande, uma oficina precisa estar organizada. Por isso, a gestão também passa pela organização dos processos internos. Manter o espaço, equipamentos e ferramentas da mecânica limpos é essencial para o trabalho de todos, principalmente para receber os clientes.

Um planejamento de organização demonstra credibilidade e profissionalismo, sendo extremamente positivo, pois facilita o trabalho, agiliza o serviço, torna-o mais eficiente e, automaticamente, traz mais lucros para a oficina. Uma dica rápida e simples para organizar uma oficina mecânica é apostar nos conceitos do Programa 5S.

6. Investimento em marketing

Todas as dicas até aqui são úteis para gerenciar e otimizar o serviço da sua oficina. Mas, de nada adianta, se ela não estiver em destaque e o cliente não conhecer o seu trabalho. Por mais que a propaganda “boca a boca” ainda seja uma forma de atrair clientes, é preciso apostar em ferramentas de marketing (tradicional ou digital/online) para alavancar a visibilidade do negócio. Afinal, quem não é visto, não é lembrado.

A divulgação do seu serviço e o posicionamento da empresa deve levar em consideração o público-alvo. O marketing para oficinas mecânicas tem crescido muito nos últimos, principalmente no meio online. Estar presente nas redes sociais, disponibilizar conteúdo de qualidade, apostar na construção da identidade… tudo isso ajuda a fortalecer a marca da sua oficina mecânica no mercado e traz benefícios para o seu negócio.