Como organizar o estoque de uma oficina mecânica: 5 dicas essenciais

homem com prancheta na mão entre caixas de estoque

Atualizado em 16 de dezembro de 2021

Confira dicas práticas de como organizar o estoque de uma oficina mecânica.

Para ter uma oficina mecânica de sucesso é preciso ir além de fazer um bom serviço. É necessário encantar o cliente, ter muita atenção com atendimento e fazer com que o seu local de trabalho seja organizado e agradável.

Um dos pontos principais para levar em conta é a gestão de estoque. Muitas oficinas ainda perdem dinheiro e energia por não organizarem corretamente sua mercadoria.

Também acabam gastando mais em itens que não precisam e comprando outros por um preço muito mais elevado por conta da falta de planejamento.

Quer aprender como gerenciar o estoque da sua oficina mecânica de forma mais assertiva?

Neste texto iremos lhe mostrar dicas práticas. Continue a leitura!

Vantagens de organizar o estoque da oficina mecânica

Ter o estoque da oficina mecânica organizado vai muito além de ter um espaço bonito e funcional.

Saber gerenciar o que você tem dentro da sua oficina mecânica traz uma série de benefícios. Confira algumas das principais vantagens do controle de estoque:

  • Evitar gastos desnecessários
  • Aumentar a produtividade
  • Otimizar o estoque
  • Reduzir desperdícios
  • Planejamento de compras
  • Aumento da margem de lucros

Uma gestão eficiente de peças automotivas e demais mercadorias deixa o espaço muito mais organizado e contribui para o desenvolvimento do trabalho.

Vamos a um exemplo prático:

O cliente chega na sua oficina para fazer a troca de óleo. Imagina se não tem o óleo específico para aquele tipo de veículo em sua oficina. Você, provavelmente, vai ter que deixar de fazer o serviço ou ir comprar em outro lugar.

Isso vai levar muito mais tempo e você terá que gastar muito mais dinheiro caso tivesse se planejado e comprado com antecedência do fornecedor.

Viu como faz muita diferença ter um bom controle de estoque?

Como organizar o estoque de uma oficina mecânica: 5 dicas práticas

Agora que você começou a entender da importância de organizar o estoque de uma oficina mecânica, vamos às dicas práticas!

Primeiramente, escolha como vai fazer o registro de todos os dados. Lembre-se de escolher o que será mais fácil para você: impresso ou digital (no computador, tablet, celular).

Não existe jeito certo e errado, o importante é que os dados estejam registrados e acessíveis para consulta em qualquer momento.

A dica é utilizar um sistema de ERP – Enterprise Resource Planning, um software que vai lhe ajudar a gerenciar o estoque de maneira fácil e descomplicada.

Para saber mais sobre o assunto leia o texto Gestão de oficina mecânica.

Uma alternativa é ter uma planilha no Excel com os seguintes dados:

  • Data de entrada do produto
  • Quantidade de itens
  • Validade
  • Registro de saída do produto (motivo da saída – venda, empréstimo etc.)
  • Valor de cada item
  • Informações de contato do fornecedor

Após escolher o meio de registrar os dados, vamos para a prática!

1) Registre a entrada e a saída de itens do estoque

O primeiro passo para o controle do estoque da oficina mecânica é mapear os produtos.

  • Quais mercadorias você tem no estoque?
  • Qual a quantidade delas?
  • É o suficiente para suprir a necessidade do mês?

Faça um registro claro e rigoroso da movimentação de mercadoria para poder tomar qualquer decisão.

É importante ter uma pessoa específica para realizar essa tarefa de entrada e saída, e consequentemente, ela será responsável por cumprir os registros de modo mais eficiente.

Não adianta comprar produtos apenas por achar que vai precisar. Além de gastar dinheiro, alguns produtos podem vencer e você terá que comprá-los novamente.

Toda vez que precisar fazer a compra de um material a área financeira da oficina deve ser notificada para fazer o registro dos valores e lançar as notas fiscais.

Em algumas oficinas mecânicas que possuem filiais, esse controle de estoque é ainda mais necessário. Assim, você consegue saber onde está o produto e por que ele saiu do estoque da loja.

2) Categorize as peças/produtos

Além de registrar todas as peças e produtos que estão no estoque é preciso agrupá-los de acordo com a função.

Imagine a seguinte situação: a sua oficina mecânica tem parafusos, pregos e tintas no estoque, tudo misturado. Quando você precisar utilizar os parafusos, vai levar horas até achar o certo.

Com o estoque separado por categorias, o reparador levará menos tempo procurando a peça. Consequentemente, o serviço será mais eficiente e dinâmico.

Existem inúmeras estratégias para fazer essa categorização, o mais importante é que tudo esteja organizado e funcional.

A dica é testar novas formas de armazenar o estoque e perguntar aos funcionários se ficou fácil de encontrar o que precisa. Se necessário faça mudanças até achar a melhor maneira.

3) Capacite sua equipe para realizar a gestão de estoque

A gestão de estoque de peças automotivas é feita por pessoas, não esqueça disso. De nada adianta só o dono da oficina saber tudo que está lá e não comunicar mais ninguém.

Por isso, é muito importante que todos os funcionários sejam qualificados e treinados para fazer a correta gestão do almoxarifado. Toda a equipe precisa assumir responsabilidade ao manusear as ferramentas e peças do estoque.

Com o controle e registros funcionando corretamente fica muito mais fácil manter a organização.

Você pode estar se perguntando se tudo isso é necessário em uma pequena oficina mecânica. A resposta é sim, mesmo que sejam poucos funcionários é importante que todos saibam como organizar um almoxarifado de peças.

4) Organize o espaço físico da sua oficina

Fazer o controle de estoque oficina mecânica depende muito da organização do espaço físico da oficina. As duas coisas caminham juntas.

Não adianta ter uma planilha muito bem elaborada se ela não é aplicada e você não consegue encontrar os produtos com facilidade.

Por isso, separe um espaço adequado para instalar o seu almoxarifado. Pense nas condições climáticas e no armazenamento dos produtos.

Fique atento à poeira, sol, umidade e outros fatores que podem afetar na validade e conservação do estoque.

Outro ponto fundamental é investir em sinalização: placas com os nomes dos produtos, tamanho e informações importantes. Você pode fazer manual com etiquetadores ou fazer adesivos em uma gráfica.

Em resumo, lembre-se de ter um espaço limpo, claro e arejado em que seja possível circular com segurança para evitar qualquer acidente ao manusear o estoque.

5) Faça inventários regulares

Por último e não menos importante, faça revisões periódicas de estoque. Tudo vai depender do tamanho do seu almoxarifado e da quantidade de peças, mas a indicação é realizar uma vez ao mês.

Mesmo que você confie em seus funcionários e tenha processos bem estruturados, podem acontecer erros de registro e alguns produtos podem faltar no estoque quando você mais precisar.

Para evitar essas situações, tenha uma agenda de inventários para facilitar a gestão de estoque. Ou seja, confira o estoque uma vez ao mês, pelo menos, e o compare com as planilhas e registros.

É um processo simples, que não leva muito tempo e vai evitar muitos transtornos e gastos desnecessários.

Como manter o estoque de autopeças organizado?

Agora que você já sabe como organizar um estoque de peças, é preciso que esses valores sejam passados para toda a empresa.

Para manter a organização, a dica é realizar treinamentos toda vez que um novo funcionário começar na empresa. Além de fazer reciclagens e reforçar a importância das boas práticas sempre.

Como dissemos anteriormente, não existe a maneira mais correta, apenas a que funciona melhor para a sua necessidade.

Na Comunidade Simplo, você pode conferir dicas sobre gestão de negócios, artigos técnicos e muito mais!