Gestão de oficina mecânica: como gerenciar uma reparadora automotiva

Gestor de oficina mecanica

Atualizado em 27 de setembro de 2021

Confira um guia completo de boas práticas de gestão de oficina mecânica

Todo e qualquer negócio precisa de uma boa gestão para obter resultados positivos a curto e longo prazo.

As regras da gestão de negócio são válidas também para as oficinas mecânicas. São elas: reduzir custos, evitar desperdícios, melhorar a organização, fazer gestão de pessoas, entre outras.

Esse conjunto de práticas tem o intuito de otimizar o desempenho do negócio e aperfeiçoar, ao máximo, a totalidade de cada processo.

Neste texto, você confere um guia completo com ideias e dicas práticas para gerenciar a sua oficina mecânica. Boa leitura!

Como fazer o gerenciamento de oficina mecânica?

O gerenciamento de oficina mecânica pode parecer complexo. A dica é seguir determinados processos e automatizar tudo que for possível. Assim, tudo se torna bem mais simples.

Estabeleça processos bem estruturados, por exemplo, faça o checklist do veículo, esteja atento ao pós-vendas, entre outras ações.

Atenção ao financeiro

Evite misturar as finanças pessoais (pessoa física) com as da empresa (pessoa jurídica). Isso pode desequilibrar as contas e prejudicar a gestão da oficina mecânica.

A saúde financeira do seu negócio depende diretamente de uma série de fatores. São eles:

Receita

Para calcular a receita total da sua oficina mecânica, use a seguinte fórmula: Receita Total = Preço x Quantidade.

A receita de uma empresa é obtida pela multiplicação entre o preço pelo qual foram vendidos os produtos ou serviços e a quantidade de vendas.

Exemplo prático: você vendeu 10 serviços de injeção eletrônica e cobrou R$ 1.000,00 por cada. A sua receita total será de R$ 10.000,00.

Lembre-se: para controlar uma empresa, é preciso ter clareza sobre sua atual situação financeira.

Fluxo de caixa

Para evitar o acúmulo de trabalho e possíveis incoerências no capital recebido, feche o caixa da oficina diariamente.

Além disso, acompanhar o faturamento torna mais fácil a identificação de crescimentos e quedas de recebimentos.

Baixe a planilha de fluxo de caixa para oficina mecânica e evite surpresas na hora de fechar o mês.

Planejamento financeiro anual

A criação de um planejamento financeiro anual é fundamental.

Estrategicamente, você pode projetar vendas e gastos; metas e objetivos; negociar prazos com fornecedores; e trabalhar a gestão de estoque de uma forma mais organizada.

Para aperfeiçoar seu conhecimento sobre administração financeira, você pode procurar por cursos de gestão de oficina mecânica. O Sebrae, oferece opções de qualificações gratuitas para a área de Empreendedorismo.

Organização do ambiente de trabalho

Seja pequena ou grande, uma oficina precisa estar organizada. Por isso, a gestão também passa pela organização dos processos internos.

Manter o espaço, equipamentos e ferramentas da mecânica limpos é essencial para o trabalho de todos.

Dê atenção especial à sala de espera da oficina mecânica e procure criar um lugar calmo e confortável para seus clientes.

Ter um ambiente de trabalho organizado é sinônimo de credibilidade e profissionalismo. Além de facilitar o trabalho, torna-o mais eficiente e, automaticamente, traz mais lucros para a oficina.

#DicadoSimplício: para organizar uma oficina mecânica aposte nos conceitos do Programa 5S.

Você já ouviu falar no 5S?

Entre as ferramentas básicas que podem ser usadas para implantação do controle de qualidade em uma oficina, o programa 5S pode ser uma boa escolha.

O método contém princípios importantes de gestão e para implementá-lo você não terá gastos.

Criado no Japão, o 5S visa a conscientização da qualidade nos processos produtivos e na promoção do bem-estar no ambiente de trabalho.

Confira um breve resumo de como funciona os 5S.

Seiri – senso de utilização e descarte: melhorar o uso do que é útil

Uma maneira prática de desenvolver isso na oficina é separar as coisas necessárias das desnecessárias.

Dê um destino adequado àquilo que não necessita ser guardado.

Outra maneira de aplicar esse conceito é utilizar os recursos disponíveis, com bom senso e equilíbrio, evitando desperdícios.

Seiton – senso de arrumação e ordenação: um lugar para cada coisa

Nesta etapa é importante classificar todos os materiais conforme sua necessidade de uso.

Os objetos usados com maior frequência devem ficar sempre mais acessíveis do que os utilizados raramente.

Isso auxilia também na administração do estoque, pois os itens são identificados com facilidade.

O que torna o processo mais prático e rápido, evitando faltas ou excessos de produtos.

Seiso – senso de limpeza

Consiste nos cuidados com a aparência e higiene da oficina, do meio ambiente e das pessoas envolvidas.

A conscientização de todos com a manutenção e limpeza do ambiente vai contribuir para evitar muitos desperdícios de tempo e dinheiro.

O desenvolvimento do seiso proporciona maior produtividade das pessoas, máquinas e materiais, evitando o retrabalho. Todos são responsáveis por ele!

Seiktsu – senso de saúde e higiene: padronizar práticas saudáveis

Para praticar o senso de saúde, deve-se manter e aprimorar as melhorias promovidas anteriormente.

Considere a saúde física, mental, social, financeira, ambiental, e até as práticas saudáveis na execução do trabalho.

O Brasil é recordista mundial em acidentes de trabalho, por isso, preze pela saúde e segurança no seu negócio.

Shitsuke – senso de autodisciplina

Assuma responsabilidades. Tenha disciplina para acompanhar o desempenho do negócio, faça o controle produtivo e sanitário.

Inclua nesta etapa a disciplina e o domínio financeiro da oficina. Anote tudo que foi comprado, pago, retirado e recebido. Habitue-se a gerenciar isso.

Estes acompanhamentos requerem muita disciplina, pois devem ser constantes. Lembre-se que somente o que for medido e avaliado poderá ser melhorado.

Além da organização interna, você deve se preocupar com a aparência externa e visual da sua oficina mecânica. Confira 5 ideias de fachada de oficina mecânica para se inspirar!

Investimento em marketing para oficina mecânica

Todas as dicas até aqui são úteis para gerenciar uma oficina. Entretanto, de nada adianta, se ela não estiver em destaque e o cliente não conhecer o seu trabalho.

Por mais que a propaganda “boca a boca” ainda seja uma forma de atrair clientes, é preciso apostar em ferramentas de marketing.

Tanto o marketing tradicional ou digital/online serve para alavancar a visibilidade do negócio. Afinal, quem não é visto, não é lembrado.

A divulgação do seu serviço e o posicionamento da empresa devem levar em consideração o público-alvo.

Confira algumas dicas valiosas de marketing para oficina mecânica:

  • Esteja presente nas redes sociais e faça conteúdos relevantes;
  • Planeje as suas ações e depois analise-as;
  • Tenha um plano de precificação dos serviços;
  • Estude a concorrência e veja quais são seus diferenciais competitivos.

Leia o texto Marketing para oficina mecânica: dicas e ações práticas para implementar e saiba mais.

Tudo isso ajuda a fortalecer a marca da sua oficina mecânica no mercado e traz benefícios para o seu negócio.

Pesquisa de satisfação para oficina mecânica: saiba como aplicar

Para ter uma oficina mecânica de sucesso, ouça o que o seu cliente tem a dizer.

Muitas vezes você pode nem perceber, mas pode estar pecando no atendimento, na limpeza e organização ou até mesmo no preço dos seus serviços.

Aplique uma Pesquisa de Satisfação e entenda as principais demandas, o que está dando certo e o que precisa ser melhorado.

Sistema para oficina mecânica: automatize processos

É muito comum que mecânicos e reparadores apostem em ferramentas de gerenciamento interno quando estão lidando com problemas de organização.

Os softwares podem atender qualquer tema e existem milhares deles no mundo. Inclusive, sistemas específicos para oficinas mecânicas.

Esses programas também podem auxiliar no atendimento aos clientes e no planejamento da oficina.

Se você estiver procurando por um software para oficina mecânica vai encontrar desde opções práticas e de fácil compreensão, até programas mais complexos.

Além disso, existem sistemas de oficina mecânica gratuitos e outros sem custo de implantação.

Software para oficina mecânica: saiba como usar

O mercado automotivo oferece diversas variedades de software para gestão de oficina mecânica e garantem a organização nas empresas.

Hoje em dia existem programas e sistemas para todos os tipos de oficinas mecânicas.

O Simplo, por exemplo, leva aos reparadores informações digitais técnicas, de maneira simplificada e completa, por meio dos nossos manuais.

Com tantas opções disponíveis no mercado, fica até difícil saber qual o melhor software para o gerenciamento de oficina mecânica.

Nossa dica é que antes de escolher uma ferramenta, você avalie internamente o seu serviço.

Lembre-se que a opção escolhida deve vir para facilitar o funcionamento e a organização da sua oficina.

Portanto, na hora da escolha leve em conta alguns questionamentos:

  • Qual a maior dificuldade: organização interna? Atendimento externo? Contato com os clientes? Plano financeiro de uma oficina mecânica?
  • Em quais atividades eu realmente preciso de ajuda?
  • O que meus funcionários acham sobre o uso de sistemas digitais? Eles estão aptos a usá-los ou prontos para aprender sobre essas novas tecnologias?
  • Qual o investimento mínimo e máximo? Quanto posso gastar para adquirir um software de gestão?

Lista de programas de gerenciamento para oficina mecânica

Nós preparamos uma lista com alguns programas de gerenciamento para oficina mecânica que podem lhe auxiliar.

Esses softwares contemplam funcionalidades básicas para todos os profissionais que desejam investir nos seus negócios:

  • Controle financeiro
  • Controle de estoque
  • Controle de orçamentos e vendas
  • Controle de cotação e compras
  • Ficha e cadastro de clientes
  • Relatórios de trabalho

Confira algumas opções selecionadas por nós:

Minha Oficina

O Minha Oficina auxilia na gestão de empresas por meio de telas simples e eficientes.

Assim como os manuais Simplo, é um sistema utilizado por oficinas de todo o Brasil.

Um dos diferenciais do software é que as informações são bem completas e auxiliam no planejamento estratégico da mecânica.

Nas ordens de serviço, por exemplo, há listas com o fluxo de reparo, a descrição de falhas e correções, os trabalhos realizados, os produtos utilizados e os profissionais responsáveis por cada manutenção.

Caso necessário, o programa calcula, ainda, as comissões dos funcionários e o lucro por serviço.

Além disso, disponibiliza três tipos de planos para seus usuários (Bronze, Prata e Ouro), com custo mensal.

No site deles, você pode conferir algumas telas e entender como funciona a organização do software.

Oficina Inteligente

Como o próprio nome sugere, o Oficina Inteligente é um software para oficinas mecânicas, com fácil acesso e interpretação.

Ele trabalha com outros sistemas integrados (o de emissão de notas fiscais, por exemplo), o que facilita a agilidade do atendimento.

O sistema de gestão foi criado para atender oficinas, reparadoras e centros automotivos. Há funções exclusivas de diálogo com o cliente: envio de e-mail marketing e SMS, atendimento, contato pós-venda, emissão de relatórios de comunicação, entre outras.

O custo mensal varia de R$ 289 a R$ 499, mas não há taxa de implantação e nem a necessidade de um contrato mínimo.

Destaque ainda para organização de planilhas com até 8 mil produtos e um número de usuários ilimitado.

Oficina Integrada

O Oficina Integrada também é um dos mais completos softwares para oficinas mecânicas. Uma boa opção para o controle e gerenciamento de reparadoras de veículos.

É totalmente online, e pode ser acessado em qualquer computador, tablet ou smartphone.

Nas ordens de serviço, o fluxo do veículo é registrado: o pedido das peças, o envio de notificações para uma nova compra e avisos para que toda a equipe inteira fique atualizada da situação.

Para os clientes da oficina, há a opção de acompanhar o andamento do trabalho e a situação do veículo.

Não é um programa gratuito, porém sua assinatura conta com quatro tipos de plano, com valores a partir de R$ 60,00 para microempreendedores.

WorkMotor

É um sistema voltado à gestão de autopeças, que atende oficinas mecânicas, reparadores, atacados e lojas de peças automotivas.

O WorkMotor oferece auxílio aos profissionais, com base em cinco pilares: inovação, segurança, lucratividade, atendimento e destaque.

Importante destacar a existência do WorkMotor Free, uma versão simplificada do WorkMotor e totalmente gratuita.

Com o software, é possível administrar processos diários de um negócio automotivo, como a gestão financeira, análise de resultados e dados, gestão de atendimento, entre outras.

Gestão Click

O Gestão Click é mais um software de gestão voltado para empresas de diversos ramos de atuação.

Entre os recursos disponíveis aos usuários, encontram-se:

  • Controle financeiro
  • Controle de estoque
  • Controle de orçamentos e vendas
  • Gerenciamento de produtos e serviços
  • Emissão de notas fiscais e boletos e muito mais!

Destaque para a parceria que o programa realiza com outros aplicativos de integração, a fim de facilitar a rotina comercial.

O plano de contratação pode ser mensal, trimestral, semestral ou anual. Também há a opção de fazer um teste grátis.

Sige Cloud

Você já ouviu falar em ERP para oficina mecânica? A sigla corresponde ao termo em inglês Enterprise Resource Planning.

Podemos dizer que o ERP é um sistema para gestão de empresas, que objetiva a organização de informações, melhor gerenciamento e diminuição de tempo e custos nos processos.

Esse sistema integrado também pode ser aplicado às oficinas e reparadoras mecânicas. A Sige Cloud é uma opção que oferece um sistema de gerenciamento automotivo para mecânicas e autopeças.

Entre as funções do programa, estão: o controle de ordens de serviço, a gestão de compras integrada e o controle de equipamentos.

O investimento em tecnologias digitais e, principalmente, softwares de gestão vai depender muito do seu nicho de atuação.

Caso esteja procurando por um sistema para oficina mecânica gratuito, comece pela organização em planilhas no seu próprio computador. Vale utilizar recursos próprios da Google ou Microsoft (Drive ou Excel, por exemplo).

Simplo: um software para todas as oficinas

O Simplo desenvolve manuais técnicos automotivos, desde 1993. Ou seja, também somos um software para oficina mecânica, com foco em proporcionar informações digitais técnicas a todos os reparadores automotivos.

Nosso conteúdo está disponível em manuais técnicos automotivos, que atendem a linha leve e pesada de veículos, além de tratores e máquinas agrícolas. Também contemplamos montadoras/modelos nacionais e importados.

A versão do Simplo Online, por exemplo, permite que os usuários acessem o sistema da ferramenta por meio do próprio navegador (computador, celular ou tablet), dispensando a instalação do programa.

Você pode saber um pouco mais sobre as funcionalidades do nosso programa, no texto: Como o Simplo pode ajudar sua oficina?

Além dos manuais Simplo, nós também disponibilizamos algumas ferramentas básicas que ajudam a operar serviços e usar a tecnologia a favor da gestão. É o caso do modelo de orçamento de oficina mecânica.

Três pilares fundamentais na gestão para oficina mecânica

Quando planejada, a gestão para oficina mecânica deve levar em consideração como vai se comunicar com o cliente.

Desde uma boa recepção até o conhecimento do reparador irá demonstrar o quanto a oficina se importa em resolver o problema do condutor.

Por esse motivo é fundamental contar com esses três passos na gestão da reparadora automotiva.

1) Atendimento ao cliente

Lembre-se que a experiência do seu cliente vai desde o atendimento até a entrega do serviço e a avaliação final.

O bom atendimento está ligado, diretamente, à venda de produtos e serviços. Por isso, é preciso conquistar o consumidor.

Os carros precisam de manutenção regular e os proprietários desses veículos são o principal motivo do seu trabalho.

Mostrar transparência nos serviços prestados; explicar produtos e processos; e estar aberto para receber críticas e sugestões de melhorias, são alguns dos pontos que fortalecem o relacionamento da sua oficina com os seus clientes.

Além disso, a gestão da qualidade e o tempo do serviço são fundamentais para que o cliente retorne à mecânica.

Parte do processo de como administrar uma oficina mecânica é entender que a melhor propaganda de negócio é aquela do cliente satisfeito e que indica seu trabalho.

Algumas estratégias para atrair e fidelizar clientes são:

  • Criação de um programa de fidelidade ou recompensa;
  • Disponibilização de garantias;
  • Sistema que lembre da importância da manutenção preventiva e de reparos básicos, como a troca de óleo, a revisão dos freios, alinhamento e balanceamento, entre outros.

2) Capacitação profissional

Para administrar uma oficina mecânica, estabeleça uma boa relação de trabalho com os seus funcionários.

Os investimentos no quadro profissional tendem a retornar positivamente à oficina.

Quando você disponibiliza treinamentos ou cursos técnicos, também garante mais qualidade nos serviços. Além disso, otimiza tempo, motiva e estimula o crescimento da equipe, além de estar próximo de demandas e práticas do mercado.

O dono de uma oficina mecânica precisa saber que dar voz aos seus colaboradores também é parte de uma boa gestão.

Procure realizar reuniões com os funcionários, debater metas, sugestões, e esteja aberto para as reclamações da empresa. Assim você fica mais próximo de todos e consegue controlar melhor o negócio.

3) Atualização constante

No ambiente das oficinas mecânicas, por exemplo, estar atento às inovações e produtos tecnológicos contribuem para o crescimento do negócio.

Além de capacitar os funcionários, é preciso investir em tecnologia. O atual cenário e o mercado de trabalho pedem isso.

A gestão da oficina não pode ser restrita apenas aos mecânicos e ferramentas convencionais.

Existem diversos softwares de gestão empresarial que facilitam o dia a dia do empreendimento. Se essas tecnologias ainda forem caras ou de difícil acesso, opte pelas que mais se encaixam na sua demanda de trabalho.

Mesmo que não traga benefícios financeiros num primeiro momento, a aquisição de um produto ou aparelho para sua oficina pode aumentar a produtividade e servir como diferencial diante da concorrência.

Os softwares ou aplicativos de gestão podem ter inúmeros objetivos, visto que auxiliam a projeção de trabalhos na elaboração de planejamentos financeiros; no cadastro de clientes; entre outras funcionalidades.

O Sebrae, juntamente com a Associação Brasileira de Normas Técnicas, disponibiliza a cartilha “Oficinas mecânicas: serviços com padrão de qualidade”, que visa alavancar os serviços prestados nas oficinas.

Outra boa dica a ser seguida é a da Magneti Marelli. A empresa possui um sistema de certificações e normas de gerenciamento integrado a todos os processos da fábrica.

Ele engloba desde a segurança ao meio ambiente, passando pela manutenção, logística e qualidade e seu objetivo é aperfeiçoar continuamente os desempenhos de produção, buscando uma redução gradual do desperdício.

Como o Simplo auxilia na gestão da qualidade?

Por mais que não estejam ligados diretamente à gestão de qualidade nas empresas, os manuais Simplo e as informações técnicas contidas nele, por exemplo, são uma boa fonte de consulta para as oficinas.

Com o material específico de cada marca, você pode otimizar o tempo que gasta em cada processo.

Quer saber mais sobre os manuais automotivos do Simplo? Acesse o nosso suporte ou então entre em contato conosco. Será um prazer lhe atender e conversar com você!