Gestão de oficina mecânica: fluxo de caixa, gerenciamento e mais

Gestor de oficina mecanica

Atualizado em 5 de maio de 2021

Assim como em qualquer empresa, desenvolver boas práticas em gestão de oficina mecânica é imprescindível para obter resultados positivos no negócio

Todo e qualquer negócio precisa de uma boa gestão para obter resultados positivos a curto e longo prazo. As regras da gestão de negócio valem também para as oficinas mecânicas: baixar custos, evitar desperdícios, melhorar a organização, fazer gestão de pessoas, entre outros.

Esse conjunto de organizações tem o intuito de otimizar o desempenho do negócio e aperfeiçoar, ao máximo, a totalidade de cada processo. Toda empresa que acompanha as mudanças do setor quer otimizar sua produção e aderir a práticas saudáveis de gestão.

Gerenciamento de oficina mecânica é processo

O gerenciamento de oficina mecânica pode parecer complexo. Todavia, seguindo determinados processos e automatizando outros, tudo se torna bem mais simples.

Atenção ao financeiro

Toda oficina precisa de um bom fluxo de caixa oficina mecânica. A primeira coisa é não misturar as finanças pessoais (pessoa física) com as da empresa (pessoa jurídica), já que isso pode desequilibrar as contas e prejudicar a gestão da oficina mecânica. A saúde financeira do seu negócio passa por uma série de motivos:

Receita

Para controlar uma empresa, é preciso ter clareza sobre sua atual situação financeira. Para isso, calcule tudo o que você recebe e o que gasta em determinado período. Em um mês, por exemplo, as vendas de peças e produtos, os serviços prestados e os pagamentos recebidos são sua receita.
Já as despesas são todos os valores gastos para manter a oficina, como: aluguel do espaço, pagamento de fornecedores e funcionários, contas de água e luz, impostas, compra e manutenção de equipamentos, etc. Sempre que possível, controle os custos fixos e tente reduzir despesas.

Fluxo de caixa

Para evitar o acúmulo de trabalho e possíveis incoerências no capital recebido, feche o caixa da oficina diariamente. Além disso, acompanhar o faturamento torna mais fácil a identificação de crescimentos e quedas de recebimentos.
Para aumentar seu conhecimento sobre administração financeira, você pode procurar por cursos de gestão de oficina mecânica. O Sebrae, inclusive, tem algumas opções de qualificações gratuitas para a área do Empreendedorismo.

Planejamento financeiro anual

A criação de um plano de análise é fundamental. Estrategicamente, você pode projetar vendas e gastos; metas e objetivos; negociar prazos com fornecedores; e trabalhar a gestão de estoque de uma forma mais organizada.

Para se aprofundar nesse assunto acesse: Organize a situação financeira da sua oficina.

Organização do ambiente de trabalho

Seja pequena ou grande, uma oficina precisa estar organizada. Por isso, a gestão também passa pela organização dos processos internos. Manter o espaço, equipamentos e ferramentas da mecânica limpos é essencial para o trabalho de todos, principalmente para receber os clientes.

Um planejamento de organização demonstra credibilidade e profissionalismo, sendo extremamente positivo, pois facilita o trabalho, agiliza o serviço, torna-o mais eficiente e, automaticamente, traz mais lucros para a oficina.

Outra dica rápida e simples para organizar uma oficina mecânica é apostar nos conceitos do Programa 5S.

Você já ouviu falar no 5S?

Entre as ferramentas básicas que podem ser usadas para implantação do controle de qualidade em uma oficina, o programa 5S pode ser uma boa escolha. O método contém princípios importantes de gestão e demanda mais boa vontade e comprometimento, do que recursos financeiros propriamente ditos.

Criado no Japão, o 5S visa a conscientização da qualidade nos processos produtivos e na promoção do bem-estar no ambiente de trabalho. Confira um breve resumo.

Seiri – senso de utilização e descarte: melhorar o uso do que é útil

Uma maneira prática de desenvolver isso na oficina é separar as coisas necessárias das desnecessárias, dando um destino adequado àquilo que não necessita ser guardado. Significa também utilizar os recursos disponíveis, com bom senso e equilíbrio, evitando desperdícios.

Seiton – senso de arrumação e ordenação: um lugar para cada coisa

Nesta etapa é importante classificar todos os materiais conforme sua necessidade de uso, aqueles usados com maior frequência devem ficar sempre mais acessíveis do que os utilizados raramente. Isso auxilia também na administração do estoque, pois os itens são identificados com facilidade e se torna mais prático e rápido saber o que está acabando, evitando faltas ou excessos.

Seiso – senso de limpeza

Consiste nos cuidados com a aparência e higiene da oficina, do meio ambiente e das pessoas envolvidas. A conscientização de todos com a manutenção e limpeza do ambiente vai contribuir para evitar muitos desperdícios de tempo e dinheiro. O desenvolvimento do senso proporciona maior produtividade das pessoas, máquinas e materiais, evitando o retrabalho. Todos são responsáveis por ele!

Seiktsu – senso de saúde e higiene: padronizar práticas saudáveis

Prevenir é melhor do que remediar. Para praticar o senso de saúde, deve-se manter e aprimorar as melhorias promovidas anteriormente. Considere a saúde física, mental, social, financeira, ambiental, e até as práticas saudáveis na execução do trabalho. Trabalhe com mais saúde e segurança no seu negócio: o Brasil é recordista mundial em acidentes de trabalho.

Shitsuke – senso de autodisciplina

Assuma responsabilidades. Tenha disciplina para acompanhar o desempenho do negócio, faça o controle produtivo, reprodutivo, sanitário. Inclua nesta etapa a disciplina e o domínio financeiro da oficina, anote tudo que foi comprado, pago, retirado e recebido. Habitue-se a gerenciar isto. Estes acompanhamentos requerem muita disciplina, pois deve ser constante, somente o que for medido e avaliado poderá ser melhorado!

Não devemos nos esquecer que além da organização interna, devemos ter uma aparência externa, e para isso é fundamental aderirmos ao marketing.

Investimento em marketing para oficina mecânica

Todas as dicas até aqui são úteis em como gerenciar uma oficina. Entretanto, de nada adianta, se ela não estiver em destaque e o cliente não conhecer o seu trabalho. Por mais que a propaganda “boca a boca” ainda seja uma forma de atrair clientes, é preciso apostar em ferramentas de marketing (tradicional ou digital/online) para alavancar a visibilidade do negócio. Afinal, quem não é visto, não é lembrado.

A divulgação do seu serviço e o posicionamento da empresa devem levar em consideração o público-alvo. O marketing em oficinas mecânicas tem sido cada vez mais comum nos últimos anos, principalmente no meio online. Estar presente nas redes sociais, disponibilizar conteúdo de qualidade, apostar na construção da identidade etc. Tudo isso ajuda a fortalecer a marca da sua oficina mecânica no mercado e traz benefícios para o seu negócio.

Sistema para oficina mecânica: automatize processos

Os softwares podem atender qualquer tema e existem milhares deles no mundo. Inclusive, sistemas específicos para oficinas mecânicas.

É muito comum que mecânicos e reparadores apostem em ferramentas de gerenciamento interno quando estão lidando com problemas de organização. Esses programas também podem auxiliar no atendimento aos clientes e no planejamento da oficina.

Se você estiver procurando por um software para oficina mecânica vai encontrar desde opções práticas e de fácil compreensão, até programas mais complexos. Além disso, existem sistemas de oficina mecânica gratuitos e outros sem custo de implantação.

Usando um software para oficina mecânica

O mercado automotivo oferece diversas variedades de software para gestão de oficina mecânica e garantem a organização nas empresas. Hoje em dia existem programas e sistemas para todos os tipos de oficinas mecânicas. Nós, por exemplo, levamos aos reparadores informações digitais técnicas, de maneira simplificada e completa, por meio dos nossos manuais.

Com tantas opções disponíveis no mercado, fica até difícil saber qual o melhor software para o gerenciamento de oficina mecânica. Nossa dica é que antes de escolher uma ferramenta, você avalie internamente o seu serviço. Lembre-se que a opção escolhida deve vir para facilitar o funcionamento e a organização da sua oficina.

Portanto, na hora da escolha leve em conta alguns questionamentos:

  • Qual a maior dificuldade: organização interna? Atendimento externo? Contato com os clientes? Plano financeiro de uma oficina mecânica?
  • Em quais atividades eu realmente preciso de ajuda?
  • O que meus funcionários acham sobre o uso de sistemas digitais? Eles estão aptos a usá-los ou prontos para aprender sobre essas novas tecnologias?
  • Qual o investimento mínimo e máximo? Quanto posso gastar para adquirir um software de gestão?

Nós preparamos uma lista com alguns programas de gerenciamento para oficina mecânica que podem lhe auxiliar. Esses softwares contemplam funcionalidades básicas para todos os profissionais que desejam investir nos seus negócios:

  • Controle financeiro
  • Controle de estoque
  • Controle de orçamentos e vendas
  • Controle de cotação e compras
  • Ficha e cadastro de clientes
  • Relatórios de trabalho

Confira algumas das opções.

Minha Oficina

O Minha Oficina auxilia na gestão de empresas através de telas simples e eficientes. Assim como os manuais Simplo, é um sistema utilizado por oficinas de todo o Brasil. Um dos diferenciais do software é que as informações são bem completas e acabam auxiliando no planejamento estratégico da mecânica.

Nas ordens de serviço, por exemplo, há listas com o fluxo de reparo, a descrição de falhas e correções, os trabalhos realizados, os produtos utilizados e os profissionais responsáveis por cada manutenção. Caso necessário, o programa calcula, ainda, as comissões dos funcionários e o lucro por serviço.

Além disso, disponibiliza três tipos de planos para seus usuários (Bronze, Prata e Ouro), com custo mensal. No site deles, você pode conferir algumas telas e entender como funciona a organização do software.

Oficina Inteligente

Como o próprio nome sugere, o Oficina Inteligente é um software para oficinas mecânicas, com fácil acesso e interpretação. Ele trabalha com outros sistemas integrados (o de emissão de notas fiscais, por exemplo), o que facilita a agilidade do atendimento.

O sistema de gestão foi criado para atender oficinas, reparadoras e centros automotivos. Há funções exclusivas de diálogo com o cliente: envio de e-mail marketing e SMS, atendimento, contato pós-venda, emissão de relatórios de comunicação, entre outras.

O custo mensal varia de R$ 289 a R$ 499, mas não há taxa de implantação e nem a necessidade de um contrato mínimo. Destaque ainda para organização de planilhas com até 8 mil produtos e um número de usuários ilimitado.

Oficina Integrada

O Oficina Integrada também é um dos mais completos softwares para oficinas mecânicas e uma boa opção para o controle e gerenciamento de reparadoras de veículos. É totalmente online, e pode ser acessado em qualquer computador, tablet ou smartphone.

Nas ordens de serviço, o fluxo do veículo é registrado: o pedido das peças, o envio de notificações para uma nova compra e avisos para que toda a equipe inteira fique atualizada da situação. Para os clientes da oficina, há a opção de acompanhar o andamento do trabalho e a situação do veículo.

Não é um programa gratuito, porém sua assinatura conta com quatro tipos de plano, com valores a partir de R$ 60,00 para microempreendedores.

WorkMotor

É um sistema voltado à gestão de autopeças, que atende oficinas mecânicas, reparadores, atacados e lojas de peças automotivas. A empresa oferece auxílio aos profissionais, com base em cinco pilares: inovação, segurança, lucratividade, atendimento e destaque. Importante destacar a existência do WorkMotor Free, uma versão simplificada do WorkMotor e totalmente gratuita.

Com o software, é possível administrar processos diários de um negócio automotivo: da gestão financeira (contas a pagar, contas a receber e fluxo de caixa); da análise de resultados e dados; do atendimento (ordens de serviços, solicitações de orçamentos, cadastro de clientes), entre outras.

Gestão Click

O Gestão Click é mais um dos softwares de gestão voltado a empresas de diversos ramos de atuação. Entre os recursos disponíveis aos usuários, encontram-se:

  • controle financeiro
  • controle de estoque
  • controle de orçamentos e vendas
  • gerenciamento de produtos e serviços
  • emissão de notas fiscais e boletos
  • outras funcionalidades integradas

Destaque para a parceria que o programa realiza com outros aplicativos de integração, a fim de facilitar a rotina comercial. O plano de contratação pode ser mensal, trimestral, semestral ou anual. Há a opção de fazer um teste grátis.

Sige Cloud

Você já ouviu falar em ERP para oficina mecânica? A sigla corresponde ao termo em inglês Enterprise Resource Planning. Podemos dizer que o ERP é um sistema para gestão de empresas, que objetiva a organização de informações, melhor gerenciamento e diminuição de tempo e custos nos processos.

Esse sistema integrado também pode ser aplicado às oficinas e reparadoras mecânicas. A Sige Cloud é uma opção que oferece um sistema de gerenciamento automotivo para mecânicas e autopeças. Entre as funções do programa, estão: o controle de ordens de serviço, a gestão de compras integrada e o controle de equipamentos.

O investimento em tecnologias digitais e, principalmente, softwares de gestão vai depender muito do seu nicho de atuação. Caso esteja procurando por um sistema para oficina mecânica gratuito, comece pela organização em planilhas no seu próprio computador. Vale utilizar recursos próprios da Google ou Microsoft (Drive ou Excel, por exemplo).

Simplo: um software para todas as oficinas

O Simplo desenvolve manuais técnicos automotivos, desde 1993. Ou seja, também somos um software para oficina mecânica, com foco em proporcionar informações digitais técnicas a todos os reparadores automotivos.

Nosso conteúdo está disponível em manuais técnicos automotivos, que atendem a linha leve e pesada de veículos, além de tratores e máquinas agrícolas. Também contemplamos montadoras/modelos nacionais e importados.

A versão do Simplo Online, por exemplo, permite que os usuários acessem o sistema da ferramenta por meio do próprio navegador (computador, celular ou tablet), dispensando a instalação do programa.

Você pode saber um pouco mais sobre as funcionalidades do nosso programa, aqui: Como o Simplo pode ajudar sua oficina?

Por aqui, além dos manuais Simplo, nós também disponibilizamos algumas ferramentas básicas que ajudam a operar serviços e usar a tecnologia a favor da gestão, como o modelo de orçamento de oficina mecânica.

Três pilares fundamentais na gestão para oficina mecânica

Quando planejada, a gestão para oficina mecânica deve levar em consideração como vai se comunicar com o cliente. Desde uma boa recepção até o conhecimento que o reparador tiver sobre o reparo a ser feito irá demostrar o quanto a oficina se importa em resolver o problema do condutor, isso se constrói através do diálogo.

Por esse motivo é fundamental contar com esses três passos na gestão da reparadora automotiva.

Atendimento ao cliente

Lembre-se que a experiência do seu cliente vai desde o atendimento até a entrega do serviço e a avaliação final. O bom atendimento está ligado, diretamente, à venda de produtos e serviços, por isso é preciso conquistar o consumidor.

Os carros precisam de manutenção regular e os proprietários desses veículos são o principal motivo do seu trabalho. Mostrar transparência nos serviços prestados; explicar produtos e processos; e estar aberto para receber críticas e sugestões de melhorias, são alguns dos pontos que fortalecem o relacionamento da sua oficina com os seus clientes. Além disso, a gestão da qualidade e o tempo do serviço são fundamentais para que o cliente retorne à mecânica.

Parte do processo de como administrar uma oficina mecânica é entender que a melhor propaganda de negócio é aquela do cliente satisfeito e que indica seu trabalho. Algumas estratégias para atrair e fidelizar clientes são: a criação de um programa de fidelidade ou recompensa; a disponibilização de garantias; e, até mesmo, um sistema que lembre da importância da manutenção preventiva e de reparos básicos, como a troca de óleo, a revisão dos freios, alinhamento e balanceamento, entre outros.

Capacitação profissional

Para administrar uma oficina mecânica, estabeleça uma boa relação de trabalho com os seus funcionários. Os investimentos no quadro profissional tendem a retornar positivamente à oficina. Quando você disponibiliza treinamentos ou cursos técnicos, também garante mais qualidade nos serviços, otimiza tempo, motiva e estimula o crescimento da equipe, além de estar próximo de demandas e práticas do mercado.

O dono de uma oficina mecânica precisa saber que dar voz aos seus colaboradores também é parte de uma boa gestão. Procure realizar reuniões com os funcionários, debater metas, sugestões, como controle até mesmo, reclamações da empresa. Assim você fica mais próximo de todos e consegue controlar melhor o negócio.

Atualização constante

Para todo mundo que procura administrar uma pequena empresa de prestação de serviços é necessária atualização. Além de capacitar os funcionários, é preciso investir em tecnologia. O atual cenário e o mercado de trabalho pedem isso. No ambiente das oficinas mecânicas, por exemplo, estar atento às inovações e produtos tecnológicos contribuem para o crescimento do negócio.

A gestão da oficina não pode ser restrita apenas aos mecânicos e ferramentas convencionais. Existem diversos softwares de gestão empresarial que facilitam o dia a dia do empreendimento. Se essas tecnologias ainda forem caras ou de difícil acesso para você, procure pesquisar e optar por aquelas que mais se encaixam à sua demanda de trabalho.

Mesmo que não traga benefícios financeiros num primeiro momento, a aquisição de um produto ou aparelho para sua oficina pode gerar aumento na produtividade e servir como diferencial diante da concorrência. Os softwares ou aplicativos de gestão podem ter inúmeros objetivos, visto que auxiliam a projeção de trabalhos na elaboração de planejamentos financeiros; no cadastro de clientes; entre outras funcionalidades.

Simplo + gestão da qualidade

Por mais que não estejam ligados diretamente à gestão de qualidade nas empresas, os manuais Simplo e as informações técnicas contidas nele, por exemplo, são uma boa fonte de consulta para as oficinas. Com o material específico de cada marca, você pode otimizar o tempo que gasta em cada processo.

Além disso, também podemos destacar outras ações quando o assunto são as reparadoras, mecânicas e demais oficinas. O Sebrae, juntamente com a Associação Brasileira de Normas Técnicas, disponibilizam a cartilha “Oficinas mecânicas: serviços com padrão de qualidade”, que visa alavancar os serviços prestados nas oficinas.

Outra boa dica a ser seguida é a da Magneti Marelli. A empresa possui um sistema de certificações e normas de gerenciamento integrado a todos os processos da fábrica. Ele engloba desde a segurança ao meio ambiente, passando pela manutenção, logística e qualidade e seu objetivo é aperfeiçoar continuamente os desempenhos de produção, buscando uma redução gradual do desperdício.