Fazer o mapeamento de processos na oficina mecânica e o estabelecimento de um fluxograma economiza tempo e permite a integração de áreas dentro da oficina
Diante de um mercado cada vez mais competitivo, é fundamental que as oficinas adotem medidas com foco em eficiência e produtividade. Os investimentos vão desde iniciativas para gerenciar e padronizar processos, racionalização de recursos, capital humano até ações de gestão da qualidade.
Aspectos técnicos, operacionais, administrativos e comportamentais precisam ser avaliados e desenvolvidos.
Mapeamento de processos oficina mecânica
Algumas dicas são simples e ajudam a equipe a se organizar em relação ao trabalho e, consequentemente, ao tempo investido em cada manutenção realizada. Facilitar a disposição de materiais e outros equipamentos, por exemplo, não gera custos aos oficineiros e minimiza os deslocamentos dentro da mecânica.
Certamente, a bancada de ferramentas é um dos pontos de maior relevância no que diz respeito à organização de uma oficina. Ela facilita o trabalho dos profissionais, ao mesmo que quando não organizada pode gerar atraso na entrega dos serviços.
Comunicação também é essencial para os negócios. É interessante pensar num sistema de comunicação interna padronizado e eficiente. O número de reuniões é importante para que a equipe esteja bem informada dos processos, porém se realizadas com muita frequência acabam interrompendo a produção.
Estipule pausas programadas e normas de conduta, dialogando sempre com seus colaboradores.
Gastos fixos e variáveis, fluxo de caixa, estoque e entradas, folha de pagamento, número de reparos, índices de satisfação dos clientes e investimentos em tecnologia e instalação são apenas alguns dos pontos a serem observados, com intuito de otimizar o funcionamento de uma mecânica.
Quando você estabelece um fluxograma de processos de uma oficina automotiva, se torna mais fácil identificar o que é positivo e o que é negativo, bem como definir ações efetivas para assegurar o aumento da produtividade e do lucro da oficina.
Por que otimizar os processos de atendimento ao cliente?
De acordo com o site da Octadesk (plataforma que apresenta sistemas de gestão de atendimento), a otimização e automação dos processos são importantes para “garantir o alinhamento operacional com as estratégias de negócio”. Portanto, uma empresa precisa ter claro seus objetivos e estabelecer quais os processos mais úteis para o alcance de metas.
Cada oficina pode:
- reduzir etapas e atividades desnecessárias
- diminuir o tempo de espera
- aumentar a transparência e a qualidade do serviço
- reduzir custos operacionais
- melhorar a segurança das informações
Fluxograma de processo de uma oficina mecânica
A priorização dos serviços e o tempo para realização do reparo também podem ser monitorados. Uma ideia é apostar no autogerenciamento e acompanhar a evolução das tarefas através de painéis com conceitos de gestão à vista.
Dados dos clientes, detalhes do serviço e horário de atendimento e entrega devem fazer parte do mural de demandas diárias. Outra sugestão é fazer uso de softwares e soluções tecnológicas integradas para garantir que a informação esteja atualizada e disponível para as equipes, colaborando para uma maior eficiência de toda a operação.
Para te facilitar, desenvolvemos nosso próprio modelo de fluxograma de uma oficina mecânica. A partir dele, você conseguirá entender o funcionamento da sua oficina de modo mais estratégico e, a partir disso, identificar os gargalos nos processos.
Acesse este link para baixar o fluxograma de oficina.
O objetivo deste mapa é mostrar, visualmente, o seguinte:
- os inícios e finais dos fluxos de trabalho;
- o local em que cada atividade é desenvolvida
- mostrar padrões no fluxo de trabalho
- identificar tarefas que podem ser simplificadas ou otimizadas
Algumas perguntas que podem te ajudar no mapeamento de processos da sua oficina mecânica
- Como o fluxo de trabalho é iniciado?
- Como as atividades devem ser repassadas entre os setores?
- Em que locais o trabalho começa e termina?
- Quais são as atividades principais para entregar o serviço?
- Qual a ordem de execução das atividades?
- Como as atividades devem ser repassadas entre os setores?
- Quem são os responsáveis por cada atividade?
- É possível contabilizar o resultado de cada etapa do fluxo?
Adote métodos
A metodologia 5S, por exemplo, é bastante adequada para facilitar a gestão do tempo na oficina e ainda reforça cinco sensos importantes para todo e qualquer negócio:
- utilização
- organização
- limpeza
- saúde e higiene
- senso de autodisciplina
Também há a metodologia 5W2H que se encaixa no ciclo de processos, respondendo sete questões:
- what: o que será feito?
- when: quando será feito?
- why: por que será feito?
- who: por quem será feito?
- where: onde será feito?
- how: como será feito?
- how much: quanto custará?
Invista em equipamentos e infraestrutura
A eficiência de uma oficina depende muito de seus profissionais, mas também de investimentos. Novas tecnologias são fundamentais para melhorar a qualidade dos serviços e também atender frotas diversificadas. Além disso, é preciso planejar a capacitação dos mecânicos para que todos estejam aptos a manusear os novos dispositivos.
Por isso, o Simplo é um acervo de consulta que abrange grande parte das tecnologias automotivas e de diversas marcas. Os manuais técnicos contemplam linhas leve e pesada de veículos, e também uma linha específica para máquinas pesadas, com informações digitais, linguagem simplificada e visual para todos os reparadores automotivos.
Com a informação em mãos fica mais fácil otimizar o tempo das atividades dentro das oficinas, padronizar reparos e estabelecer metas de produtividade. É importante lembrar que atender bem um cliente significa estar sempre qualificando o serviço e a gestão dos processos da sua oficina.
