Como organizar uma oficina mecânica com o programa 5S

Adotar métodos de administração pode otimizar os processos de trabalho, reduzir custos e ampliar a produtividade dos negócios. Veja a seguir como organizar uma oficina mecânica

Você certamente já ouviu falar em diversas técnicas para manter uma empresa mais limpa e organizada. Também já deve ter recebido inúmeras dicas para aplicá-las na organização da sua oficina mecânica e, assim, atrair novos clientes. A aplicação de métodos eficazes realmente pode transmitir segurança e profissionalismo ao negócio, além de auxiliar na eficiência e na dinâmica dos serviços. Mas como fazer isso?

Primeiramente é importante que você faça a avaliação da sua oficina:

  • O que preciso melhorar?
  • Quais os pontos fortes do meu negócio?
  • E os fracos?

Neste processo de reconhecimento é necessário que sejam ouvidos não só os clientes externos, mas também seus funcionários. Incentivar a participação da equipe de trabalho é ideal para o sucesso de uma organização.

Depois disso, é a hora de começar a pensar em ações para organizar uma oficina. O programa 5S, por exemplo, é um dos métodos para administração de empresas mais utilizados no mundo todo. Por sua simplicidade e baixo custo de implantação, a ferramenta pode ser aplicada em negócios de diversas áreas. Basicamente, o 5S consiste num plano estratégico que auxilia em melhorias na qualidade total de um serviço ou produto.

Sua nomenclatura baseia-se em cinco palavras japonesas: Seiton, Seiri, Seisou, Seiketsu e Shitsuke.

  • Seiton – senso de organização
  • Seiri – senso de utilização
  • Seisou – senso de limpeza
  • Seiketsu – senso de disciplina
  • Shitsuke – senso de padronização

Por aqui, nós já falamos sobre como estes princípios podem colaborar para a gestão da qualidade e a padronização de processos dos negócios. Podemos dizer que o intuito geral é aumentar a produtividade e melhorar os resultados. Para isso, destacamos quatro passos para a implantação do programa, com objetivos específicos para cada uma delas: pessoal, empresa, segurança e processos

Check-list programa 5s em oficina mecânica

Todo mundo precisa participar

Cuidar do pessoal envolve uma série de ações voltadas ao desenvolvimento do trabalho em equipe, visto que uma oficina, raramente, é composta por apenas uma pessoa. Se você pretende implantar alguns dos princípios do programa 5S, então é importante apresentá-los aos seus funcionários.

Disponibilizar treinamentos e capacitações sobre o tema pode ser uma boa iniciativa. É preciso dar exemplos!

O bom funcionamento de uma oficina também está atrelado às demandas existentes, o tempo gasto em cada serviço e a qualidade dos reparos. Cada tarefa deve ser executada em um local apropriado e com as ferramentas necessárias e, quando possível, o mesmo precisa acontecer com o pessoal de trabalho: funcionários executando diferentes serviços em qualquer lugar pode causar impressões negativas.

Procure demarcar e sinalizar áreas para cada tipo de serviço, agrupando os que forem semelhantes, se for conveniente. Disponibilize todos os materiais e ferramentas necessários à tarefa por perto, aumentando a agilidade na entrega e a logística de sua oficina.

Empresa

Aqui a ideia é facilitar a organização interna da reparadora, eliminar desperdícios e melhorar a imagem da empresa junto aos clientes. Para isso, promova práticas de limpeza (ação essencial para deixar o espaço atrativo e bem avaliado), principalmente nas áreas em que há o contato direto com o cliente. As manchas de óleo, por exemplo, são comuns em oficinas. A remoção pode ser facilitada com produtos próprios. Lembre-se: se você não deixar a sujeira acumular, se torna cada vez mais fácil e rápido finalizar a limpeza do ambiente.

Outra medida simples aos oficineiros diz respeito à organização das bancadas e utilitários. Mas, como organizar as ferramentas da oficina? É importante investir alguns minutos, entre um serviço e outro, para colocar o ambiente de trabalho em ordem.

As dicas podem envolver o uso de painéis perfurados ou etiquetas de identificação, que ocupam pouco espaço e mantêm as ferramentas ao seu alcance. Todos precisam saber onde tudo está! Isso facilita muito o trabalho dos mecânicos e otimiza a produtividade.

Segurança

Este é um ponto fundamental para todo e qualquer negócio. Um bom ambiente de trabalho deve oferecer as medidas de segurança necessárias para o desenvolvimento do serviço, com intuito de evitar acidentes. Além de incentivar sua equipe a manter a oficina organizada, você também precisa mantê-la segura e, por isso, cabe lembrar aos funcionários a importância do uso dos equipamentos de proteção individual (EPIs) utilizados na manutenção de automóveis, por exemplo.

Todo o esforço para o sucesso deste passo precisa ser adotado por todos os colaboradores. Valorize quando isso for feito! Defina alguns momentos de conversa coletiva, seja para a limpeza do ambiente ou avaliação das atividades realizadas. Aqui também cabe manter todos os alvarás em dia para o funcionamento correto do local.

Processos

Quando você racionaliza e otimiza processos, automaticamente está incrementando eficiência ao serviço e aos ambientes de uma oficina mecânica organizada. O uso das tecnologias e recursos digitais deve ser utilizado nisto! Dos canais de comunicação com clientes e fornecedores ao contato com os órgãos de fiscalização do setor: a burocracia da sua empresa também precisa ser mantida em ordem.

Para agilizar as atividades diárias, existem diversos programas de computador que auxiliam em tarefas como o cadastro, organização das finanças, estoque, agenda. O uso de recursos físicos, como papéis e pastas, tem diminuído nas oficinas ao longo do tempo. A modernização do serviço mecânico melhora o atendimento e também facilita a entrega de um produto de qualidade.

Outro tema de discussão é a adoção de práticas empresariais mais sustentáveis, que levam à diminuição de recursos e matéria-prima. A “busca” pela sustentabilidade, quando baseada no programa 5S, resulta em processos mais previsíveis e eficientes, colaboradores mais confiantes e motivados e produtos mais competitivos no mercado.

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