Gestão financeira para oficinas: organize as contas do seu negócio

fluxo de caixa oficina mecanica

Ao controlar o fluxo de caixa, as oficinas mecânicas criam possibilidades para obter melhores resultados financeiros

Pode não ser tarefa fácil, mas organizar a gestão financeira é uma ação fundamental para o sucesso de qualquer empreendimento.

Quando você se programa e realiza de forma correta algumas atividades é possível entender melhor os gastos e ganhos da sua oficina mecânica. Depois disso, você pode investir em ações que sejam benéficas – ao mesmo tempo que representam mais lucro para o seu negócio.

Um dos fatores que costuma causar problemas aos donos de oficina é o planejamento e organização do fluxo de caixa. Controlando esses valores é possível desenvolver um balanço financeiro e, caso sejam percebidas folgas no orçamento, contratar novos colaboradores ou comprar mais equipamentos.

A situação econômica reflete na saúde do seu negócio, então vamos conferir como arrumar as contas e obter melhores resultados para a sua oficina mecânica.

Como funciona o fluxo de caixa das oficinas mecânicas?

Em qualquer negócio, uma gestão financeira de qualidade passa inevitavelmente pelo fluxo de caixa. Nas oficinas, essa atividade serve para controlar especialmente as movimentações do caixa – valores diários de entradas e saídas. Por outro lado, a Demonstração de Resultados de Exercício (DRE) é uma ferramenta utilizada para calcular a lucratividade total da empresa.

Despesas, pagamentos, investimentos em estrutura, funcionários e demais necessidades… É preciso monitorar e projetar todos os gastos orçamentários da sua empresa para otimizar serviços e lucro, e também manter o caixa longe do temido “vermelho”. É o olhar atento ao fluxo de caixa que permite ao gestor da oficina planejar ações, organizar pagamentos, realizar promoções de giro de estoque e manter a gestão financeira em ordem.

Para começar a fazer o fluxo de caixa da oficina existem cinco passos:

1. Confira o saldo inicial do caixa: inicialmente é preciso registrar todas as informações do seu caixa atual, sejam os valores efetivos do caixa, dos investimentos, da poupança ou no banco.

2. Lance as saídas programadas: aqui estão inseridas todas as despesas que você tem com a oficina mecânica. As despesas fixas, como aluguel, água, luz, telefone, salários de funcionários, etc., permitem a previsão das contas para os meses seguintes.

3. Registre futuras entradas: Tudo o que está previsto para você receber. Vale destacar vendas à vista das vendas no prazo, além de lembrar que os valores de entrada de cartão de crédito, por exemplo, devem ser registrados apenas na data em que o dinheiro efetivamente chegar à sua conta.

Já se forem feitas antecipações desse crédito, é importante lançar os juros cobrados como uma despesa.

4. Faça anotações regularmente: para o fluxo de caixa na oficina mecânica funcionar, é preciso anotar absolutamente toda movimentação financeira: desde a compra de pequenos materiais até a folha salarial da equipe de funcionários.

Procure não misturar as despesas pessoais e as da empresa, mas caso seja necessária alguma retirada do caixa, lembre-se de lançá-la no fluxo.

5. Classifique as diferentes despesas: separar as despesas possibilita uma percepção mais abrangente da oficina. Você vai perceber em quais pontos está gastando mais e, assim, planejar suas economias.

Nomear fornecedores e produtos e classificar as despesas fixas em diferentes categorias (água, aluguel, luz, folha de pagamento) também ajudam a descobrir qual o percentual mensal desses custos.

Plano financeiro + clientes

O plano financeiro de uma oficina mecânica envolve, ainda, todas as pessoas que são atendidas no local. Valorizar os serviços prestados é um dos fundamentos da boa gestão financeira, por isso é importante oferecer aos clientes um orçamento organizado e atrativo.

Um reparador precisa conhecer os custos de peças e componentes automotivos, prever receitas de trabalho e, também, definir o preço certo dos seus serviços mecânicos.

Uma boa ideia de atendimento é a criação de uma planilha de orçamento para a oficina mecânica, que otimiza o tempo gasto em cada serviço, além de auxiliar na resolução de alguns problemas de gestão.

Plano financeiro + fornecedores

Uma oficina mecânica também possui uma série de contas para pagar. Neste cenário, é comum que os vencimentos e juros de despesas atrasadas possam representar consequências negativas para o caixa da oficina.

Nessa situação, quando os juros são altíssimos, os atrasos nas contas acabam por desorganizar toda a gestão financeira e o crescimento do negócio.

Para evitar que os valores gastos sejam muito superiores aos previstos inicialmente, esteja atento aos prazos de vencimento das contas da oficina e, se preciso, negocie novas formas de pagamento com os fornecedores.

Como escolher um software para gestão de oficina mecânica?

Além de contar com materiais técnicos, como os manuais Simplo, você também pode fazer uso de softwares para gestão da sua oficina. Grande parte dos sistemas são simples e intuitivos, desenvolvidos especialmente para o cadastro de clientes, serviços, estoque de peças e componentes, controle financeiro e fluxo de caixa, entre outros objetivos.

O mercado automotivo oferece uma série de possibilidades que auxiliam na gestão automatizada dos negócios e garantem a organização dos trabalhos. Antes de escolher qual o software ideal para sua oficina, faça uma avaliação interna do seu serviço.

Em quais atividades você realmente precisa de ajuda? Em quais equipamentos online vale a pena investir?

Lembre-se que as novidades tecnológicas surgem para facilitar a vida das pessoas e, principalmente, trazer benefícios para o seu ambiente de trabalho. Se o seu problema for a organização da oficina, aposte em ferramentas de gerenciamento interno. Mas, sua principal demanda também pode ser o contato e o atendimento aos clientes. Ou é o planejamento dos serviços da oficina?

Durante a pesquisa, você vai encontrar softwares práticos e de fácil compreensão para os usuários, enquanto outros possuem funções mais complexas e até mesmo custos de implementação. Se preciso, converse com seus funcionários para entender as principais necessidades a serem supridas na empresa.

O interessante é que você opte por ferramentas que possam gerar gráficos ou relatórios, bem como armazenem dados importantes no sistema, a fim de possibilitar o bom funcionamento da oficina mecânica.