Gerenciar o tempo gasto em cada um dos trabalhos realizados, além de aumentar a produtividade geral da sua mecânica, permite uma melhor organização e atendimento ao cliente
Realizar a manutenção do veículo pode ser um processo custoso não só para o consumidor, mas também para os reparadores. Muitas vezes, o orçamento necessário para os consertos pontuais é planejado pelo cliente. Além do melhor custo-benefício, os proprietários de automóveis costumam, ainda, procurar por serviços mecânicos que sejam realizados de modo mais rápido possível. Mas, como as oficinas podem economizar tempo e aumentar a produtividade dos reparos de uma forma mais inteligente?
A manutenção preventiva do veículo, por exemplo, é mais do que indicada. Trocar o óleo com frequência, conferir o reservatório de água, atentar ao estado das pastilhas de freio, entre outros reparos pequenos, são ações simples que significam economia quando comparadas a danos maiores que possam surgir. A ação é benéfica tanto para a economia de capital dos seus clientes, quanto para as oficinas: quando realizados frequentemente, os reparos tomam muito menos tempo do mecânico.
E, se a manutenção preventiva não fizer parte dos planos do meu cliente? Então, é preciso pensar em ações a serem realizadas pela sua equipe dentro da mecânica. Se a produção gira em torno das pessoas que realmente fazem o trabalho (neste caso, os mecânicos), é necessário aprender a gerenciar o tempo gasto em cada serviço. Confira três dicas essenciais para economizar tempo no reparo de veículos e melhorar a produtividade geral da sua oficina:
1. Ambiente de trabalho limpo e seguro
A primeira coisa para aumentar a produtividade é atentar para o ambiente de trabalho. Uma oficina organizada facilita, em muito, o serviço do reparador. Para o interior da mecânica, é indicado que as áreas de trabalho manual sejam bem iluminadas e ventiladas. Todo o material a ser utilizado (ferramentas, lubrificantes, equipamentos de segurança, etc.) também deve estar organizado e ser de fácil acesso. Fornecer aos seus funcionários ferramentas adequadas pode reduzir a fadiga e economizar tempo.
Além disso, adotar métodos de administração pode otimizar os processos de trabalho, reduzir custos e ampliar a produtividade dos negócios. A aplicação de métodos eficazes, como o programa 5S, pode transmitir segurança e profissionalismo à oficina, além de auxiliar na eficiência e na dinâmica dos serviços.
2. Estabelecer padrões de tempo de reparo
É interessante que os padrões de tempo, indicados para cada tipo de serviço, sejam documentados e de conhecimento de todos os trabalhadores. Antes de iniciar um reparo mecânico, lembre-se da duração estimada que ele deve tomar. Quando a variação entre o tempo de reparo pré-estabelecido e o tempo real gasto no trabalho for muito grande, é importante repensar prazos e/ou atividades que possam melhorar a eficácia dos serviços.
Caso não sejam estabelecidas normas para um determinado tipo de reparação, vale também fazer uma estimativa e colocá-lo na pré-descrição do serviço. Esse tempo pode ser revisado em trabalhos futuros, seja por supervisores ou demais mecânicos, e servir de base para o tempo envolvido em cada reparo.
Lembre-se: trabalho rápido, nem sempre é trabalho bom. De nada adianta entregar um serviço com rapidez, se a qualidade não estiver de acordo com a indicada. Aqui no blog, nós já falamos sobre o mapeamento de processos para a economia de tempo na oficina mecânica e, também, para a otimização dos trabalhos.
3. Manter registros detalhados
Em questão de pessoal, os donos de oficina mantêm registros de quanto cada profissional recebe. Nesse sentido, também há a possibilidade de monitorar o tempo total que esse profissional gasta trabalhando em um veículo (diagnóstico, reparação, etc). Isso ajudará a determinar porcentagens de serviço pago, em relação à produtividade do mecânico.
Por outro lado, também é indispensável organizar o cadastro dos proprietários dos automóveis. Os registros de cada cliente auxiliam desde o primeiro momento do atendimento, até a entrega final do serviço. Com a ajuda de uma tabela, por exemplo, é possível acompanhar, sempre que possível, todo o histórico de trocas e manutenção de peças de um veículo (seja da linha leve ou pesada) e sua frequência de reparos mensal, anual ou em outro determinado período.
Como trazer isso para dentro da minha oficina?
Estes são alguns passos simples e funcionais, que geram poucos gastos às reparadoras e, ainda assim, economizam tempo no reparo de veículos. Além disso, também ajudam a melhorar a relação entre cliente e oficina mecânica.
Vale lembrar que a implantação de novos projetos sempre demanda tempo da equipe de trabalho. Tão importante quanto o planejamento, está a atenção dada aos sistemas utilizados dentro da sua oficina, visto que os métodos podem variar de uma reparadora para outra.
Antes de adotar novas orientações, pense no seu objetivo enquanto negócio: o que eu quero para mim e os meus funcionários? O que eu quero entregar para o meu cliente? Como posso realizar o reparo dos veículos de forma rápida e com qualidade? Então, vale a pena pensar um pouco sobre isso, pois a produtividade dos serviços também está ligada às relações que a oficina constrói com o seu público.
