Mapeamento de processos na oficina mecânica economiza tempo e otimiza os trabalhos

Fazer o mapeamento de processos na oficina mecânica e o estabelecimento de um fluxograma economiza tempo e permite a integração de áreas dentro da oficina

Diante de um mercado cada vez mais competitivo, é fundamental que as oficinas adotem medidas com foco em eficiência e produtividade. Os investimentos vão desde iniciativas para gerenciar e padronizar processos, racionalização de recursos, capital humano até ações de gestão da qualidade.

Aspectos técnicos, operacionais, administrativos e comportamentais precisam ser avaliados e desenvolvidos.

Mapeamento de processos oficina mecânica

Algumas dicas são simples e ajudam a equipe a se organizar em relação ao trabalho e, consequentemente, ao tempo investido em cada manutenção realizada. Facilitar a disposição de materiais e outros equipamentos, por exemplo, não gera custos aos oficineiros e minimiza os deslocamentos dentro da mecânica.

Certamente, a bancada de ferramentas é um dos pontos de maior relevância no que diz respeito à organização de uma oficina. Ela facilita o trabalho dos profissionais, ao mesmo que quando não organizada pode gerar atraso na entrega dos serviços.

Comunicação também é essencial para os negócios. É interessante pensar num sistema de comunicação interna padronizado e eficiente. O número de reuniões é importante para que a equipe esteja bem informada dos processos, porém se realizadas com muita frequência acabam interrompendo a produção.

Estipule pausas programadas e normas de conduta, dialogando sempre com seus colaboradores.

Gastos fixos e variáveis, fluxo de caixa, estoque e entradas, folha de pagamento, número de reparos, índices de satisfação dos clientes e investimentos em tecnologia e instalação são apenas alguns dos pontos a serem observados, com intuito de otimizar o funcionamento de uma mecânica.

Quando você estabelece um fluxograma de processos de uma oficina automotiva, se torna mais fácil identificar o que é positivo e o que é negativo, bem como definir ações efetivas para assegurar o aumento da produtividade e do lucro da oficina.

Baixe nosso mapa de processos operacionais

Por que otimizar os processos de atendimento ao cliente?

De acordo com o site da Octadesk (plataforma que apresenta sistemas de gestão de atendimento), a otimização e automação dos processos são importantes para “garantir o alinhamento operacional com as estratégias de negócio”. Portanto, uma empresa precisa ter claro seus objetivos e estabelecer quais os processos mais úteis para o alcance de metas.

Cada oficina pode:

  • reduzir etapas e atividades desnecessárias
  • diminuir o tempo de espera
  • aumentar a transparência e a qualidade do serviço
  • reduzir custos operacionais
  • melhorar a segurança das informações

Fluxograma de processo de uma oficina mecânica

A priorização dos serviços e o tempo para realização do reparo também podem ser monitorados. Uma ideia é apostar no autogerenciamento e acompanhar a evolução das tarefas através de painéis com conceitos de gestão à vista.

Dados dos clientes, detalhes do serviço e horário de atendimento e entrega devem fazer parte do mural de demandas diárias. Outra sugestão é fazer uso de softwares e soluções tecnológicas integradas para garantir que a informação esteja atualizada e disponível para as equipes, colaborando para uma maior eficiência de toda a operação.

Para te facilitar, desenvolvemos nosso próprio modelo de fluxograma de uma oficina mecânica. A partir dele, você conseguirá entender o funcionamento da sua oficina de modo mais estratégico e, a partir disso, identificar os gargalos nos processos.

Acesse este link para baixar o fluxograma de oficina.

O objetivo deste mapa é mostrar, visualmente, o seguinte:

  • os inícios e finais dos fluxos de trabalho;
  • o local em que cada atividade é desenvolvida
  • mostrar padrões no fluxo de trabalho
  • identificar tarefas que podem ser simplificadas ou otimizadas

Algumas perguntas que podem te ajudar no mapeamento de processos da sua oficina mecânica

  • Como o fluxo de trabalho é iniciado?
  • Como as atividades devem ser repassadas entre os setores?
  • Em que locais o trabalho começa e termina?
  • Quais são as atividades principais para entregar o serviço?
  • Qual a ordem de execução das atividades?
  • Como as atividades devem ser repassadas entre os setores?
  • Quem são os responsáveis por cada atividade?
  • É possível contabilizar o resultado de cada etapa do fluxo?

Adote métodos

A metodologia 5S, por exemplo, é bastante adequada para facilitar a gestão do tempo na oficina e ainda reforça cinco sensos importantes para todo e qualquer negócio:

  • utilização
  • organização
  • limpeza
  • saúde e higiene
  • senso de autodisciplina

Também há a metodologia 5W2H que se encaixa no ciclo de processos, respondendo sete questões:

  • what: o que será feito?
  • when: quando será feito?
  • why: por que será feito?
  • who: por quem será feito?
  • where: onde será feito?
  • how: como será feito?
  • how much: quanto custará?

Invista em equipamentos e infraestrutura

A eficiência de uma oficina depende muito de seus profissionais, mas também de investimentos. Novas tecnologias são fundamentais para melhorar a qualidade dos serviços e também atender frotas diversificadas. Além disso, é preciso planejar a capacitação dos mecânicos para que todos estejam aptos a manusear os novos dispositivos.

Por isso, o Simplo é uma ferramenta de consulta que abrange grande parte das tecnologias automotivas e de diversas marcas. Os manuais técnicos contemplam linhas leve e pesada de veículos, e também uma linha específica para máquinas pesadas, com informações digitais, linguagem simplificada e visual para todos os reparadores automotivos.

Com a informação em mãos fica mais fácil otimizar o tempo das atividades dentro das oficinas, padronizar reparos e estabelecer metas de produtividade. É importante lembrar que atender bem um cliente significa estar sempre qualificando o serviço e a gestão dos processos da sua oficina.

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