Atualizado em 1 de julho de 2021
Criamos uma planilha de fluxo de caixa para oficina mecânica gratuita. Com ela em mãos e com as dicas que vamos dar aqui, vai ficar muito mais fácil de você organizar o caixa da sua reparadora.
Quando você usa uma planilha para controlar o caixa e realiza de forma correta os procedimentos que a envolvem, é possível entender melhor os gastos e ganhos da sua oficina mecânica. Depois disso, pode investir em ações que sejam benéficas – ao mesmo tempo que representam mais lucro para o seu negócio.
Como funciona o fluxo de caixa das oficinas mecânicas?
Sem uma planilha de fluxo de caixa, sua reparadora vai passar por problemas que poderiam ser evitados. Controlando esses valores é possível desenvolver um balanço financeiro e, caso sejam percebidas folgas no orçamento, tomar ações que visem o desenvolvimento do negócio.
A situação econômica reflete na saúde do seu negócio, então vamos conferir como arrumar as contas e obter melhores resultados para a sua oficina.
Plano financeiro de uma oficina mecânica
Em qualquer negócio, uma gestão financeira de qualidade passa inevitavelmente pelo fluxo de caixa. Nas oficinas, essa atividade serve para controlar especialmente as movimentações do caixa – valores diários de entradas e saídas. Por outro lado, a Demonstração de Resultados de Exercício (DRE) é uma ferramenta utilizada para calcular a lucratividade total da empresa.
Despesas, pagamentos, investimentos em estrutura, funcionários e demais necessidades… É preciso monitorar e projetar todos os gastos orçamentários da sua empresa para otimizar serviços e lucro, e manter o caixa longe do temido “vermelho”. É o olhar atento ao fluxo de caixa, por meio de uma planilha ou software, que permite ao gestor da oficina planejar ações, organizar pagamentos, realizar promoções de giro de estoque e manter a gestão financeira em ordem.
Por ali você pode registrar entradas como: reparos, vendas de peças, venda de acessórios automobilísticos, entre outras; e saídas, como salário dos colaboradores, aquisição de ferramentas, contas fixas e demais despesas.
Para começar a fazer o fluxo de caixa, existem cinco passos que devem conter na planilha de fluxo de caixa para oficina mecânica.
Confira o saldo inicial do caixa
Inicialmente é preciso registrar todas as informações do seu caixa atual, sejam os valores efetivos do caixa, dos investimentos, da poupança ou no banco.
Registre as saídas programadas
Aqui estão inseridas todas as despesas que você tem com a oficina mecânica. As despesas fixas, como aluguel, água, luz, telefone, salários de funcionários etc. permitem a previsão das contas para os meses seguintes.
Registre futuras entradas
Tudo o que está previsto para você receber. Vale destacar as vendas feitas à vista das vendas a prazo, além de lembrar que os valores de entrada de cartão de crédito, por exemplo, devem ser registrados apenas na data em que o dinheiro efetivamente chegar à sua conta.
Já se forem feitas antecipações desse crédito, é importante lançar os juros cobrados como uma despesa. Não caia na cilada de vender fiado, pois sempre haverá alguém que pode ficar em débito. Se o cliente alega, por exemplo, estar com o limite estourado, é sinal de que não pode fazer mais dívidas.
Faça anotações regularmente
Para o fluxo de caixa na oficina mecânica funcionar, é preciso anotar absolutamente toda movimentação financeira: desde a compra de pequenos materiais até a folha salarial da equipe de funcionários.
Procure não misturar as despesas pessoais e as da empresa, mas caso seja necessária alguma retirada do caixa, lembre-se de lançá-la no fluxo.
Classifique as diferentes despesas
Separar as despesas possibilita uma percepção mais abrangente da oficina. Você vai perceber em quais pontos está gastando mais e, assim, planejar suas economias.
Nomear fornecedores e produtos e classificar as despesas fixas em diferentes categorias (água, aluguel, luz, folha de pagamento) também ajudam a descobrir qual o percentual mensal desses custos.
Plano financeiro envolvendo fornecedores
Uma oficina tem uma série de contas para pagar. Neste cenário, é comum que os vencimentos e juros de despesas atrasadas possam representar consequências negativas para o caixa da empresa.
Nessa situação, quando os juros são altíssimos, os atrasos nas contas acabam por desorganizar toda a gestão financeira e o crescimento do negócio. É muito importante ficar atento a isso, para não criar uma situação irreversível.
Outra atitude, quando algo atrasar, é renegociar com o fornecedor. Tente evitar que os valores gastos sejam muito superiores aos previstos inicialmente.
Plano financeiro + clientes
O plano financeiro de uma oficina mecânica envolve, ainda, todas as pessoas que são atendidas no local. Valorizar os serviços prestados é um dos fundamentos da boa gestão financeira, por isso é importante oferecer aos clientes um orçamento organizado e atrativo.
Um reparador precisa conhecer os custos de peças e componentes automotivos, prever receitas de trabalho e, também, definir o preço certo dos seus serviços mecânicos.
Uma boa ideia de atendimento é a criação de uma planilha de orçamento para a oficina mecânica, que otimiza o tempo gasto em cada serviço, além de auxiliar na resolução de alguns problemas de gestão.
Metas de faturamento
Metas de faturamento indicam quanto um gestor pretende faturar em um determinado prazo. Para estipular uma meta racional, é necessário seguir alguns passos, melhorando o que já está implementado e buscando estratégias para entrar mais dinheiro.
Observe a concorrência
A concorrência está diretamente ligada ao seu faturamento: o cliente vai até você ou até o seu concorrente. Quem se destacar mais, vai atrair mais clientes. Observe a concorrência e se pergunte: o que eu posso oferecer que seja melhor do que o meu concorrente?
Gestão interna
Quanto à gestão interna, o cliente pode até não perceber o que está sendo feito, mas o resultado disso certamente ele vai notar.
Quando tempo você demora para devolver o carro para o cliente? Sua oficina tem um fluxo de veículos otimizado ou os carros ficam parados por muito tempo?
Os manuais técnicos Simplo, por exemplo, dão informações para o reparo de praticamente todos os sistemas automotivos. Assim, você pode agilizar o reparo dos veículos.
Plano de Marketing
Um plano de marketing bem elaborado vai interferir diretamente no número de clientes da sua reparadora. Basicamente é necessário seguir os seguintes passos:
- Entender o consumidor
- Analisar o ambiente do mercado em que você está inserido
- Determinar os objetivos
- Decidir sobre o programa de marketing, considerando a parte tática do composto de marketing
- Implementar o programa e controlar
Esses itens nós retiramos do nosso artigo sobre marketing para oficina mecânica. Acesse o conteúdo e saiba como fazer um plano de marketing para reparadoras.
Vender produtos automobilísticos para aumentar o seu lucro
Outra técnica para aumentar o faturamento é vender produtos automobilísticos. Você já foi a algum lugar e comprou algo que não estava em seus planos? Provavelmente sim. Algumas dessas coisas foram úteis outras não.
Você pode vender produtos que realmente são úteis aos seus clientes, mas eles muitas vezes nem sabem que existe, ou nunca foram atrás para comprar. Ao fornecer esses produtos a eles criamos necessidades.
Criar necessidades é mostrar para o cliente que um produto ou serviço pode ser muito útil para ele. Assim, pode despertar nele o interesse de comprar o que você tem a oferecer.
Esse trecho se encontra em outro conteúdo nosso: O que vender na oficina mecânica: estratégias para aumentar o lucro. Acesse para entender como vender produtos automobilísticos em sua oficina.
Motive a sua equipe
Metas normalmente geram motivação, o que faz a pessoas trabalharem mais focadas. Porém, aqui temos um fato interessante: qual será o interesse dos seus colaboradores em aumentar o faturamento da sua reparadora se eles não vão ganhar nada com isso? Pelo contrário, terão mais serviço.
Então proponha uma participação de lucros e/ou comissão por faturamento atingido.
Planilha e fluxo de caixa para oficina mecânica
Esperemos que com o uso da planilha e as dicas de fluxo de caixa para oficina mecânica que mencionamos aqui você possa aumentar os seus lucros.
Por fim deixamos uma última dica: tempo é dinheiro. Em uma reparadora, contar com manuais técnicos podem fazer toda a diferença na agilidade e entrega dos veículos no prazo. Conte sempre com o Simplo!
